01 · Audit
Ricostruiamo trattamenti, flussi di dati, ruoli, sistemi, fornitori e documenti esistenti attraverso raccolta delle evidenze e confronto con i referenti aziendali.
Aree di attività ↗
Privacy e DPO.
Un percorso di adeguamento costruito sui trattamenti effettivi dell’azienda: audit, gap analysis, interventi e monitoraggio, con una funzione DPO distinta e indipendente.
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Il primo passo è conoscere i trattamenti effettivi.
L’adeguamento parte dal modo in cui l’azienda raccoglie, utilizza, conserva e comunica i dati personali. Esaminiamo processi, persone, sistemi e fornitori per collegare gli obblighi alla realtà organizzativa, evitando una documentazione scollegata dal lavoro quotidiano.
Il percorso di adeguamento in cinque fasi.
02 · Gap analysis
Confrontiamo la situazione rilevata con i requisiti applicabili e individuiamo carenze, rischi e priorità. Il risultato è una mappa degli interventi da programmare.
03 · Adeguamento
Prepariamo un piano con responsabilità e tempi: documenti, istruzioni, rapporti con i fornitori, procedure e formazione. Coordiniamo gli aspetti giuridici e organizzativi con i presìdi tecnici di competenza dell’azienda.
04 · Monitoraggio
Verifichiamo attuazione ed efficacia delle misure, gestione delle richieste e cambiamenti nei processi. Gli scostamenti rilevati orientano gli aggiornamenti e gli interventi correttivi.
05 · Ruolo del DPO
Valutiamo la necessità o l’opportunità della designazione e, se previsto dall’incarico, la funzione di informazione, consulenza e sorveglianza, con i requisiti di autonomia e assenza di conflitti di interessi.
La funzione del DPO è trasversale: quando designato, è coinvolto tempestivamente nelle questioni riguardanti la protezione dei dati; non interviene soltanto al termine dell’adeguamento.
Dall’analisi ai presìdi operativi.
Ruoli e documenti
Mappatura e registro dei trattamenti ove richiesto, informative, basi giuridiche, autorizzazioni e accordi con i responsabili del trattamento.
Procedure e organizzazione
Gestione dei diritti degli interessati, conservazione e cancellazione, incidenti e violazioni dei dati, nuovi trattamenti e formazione.
Rischi e verifiche
Valutazione delle misure e delle esigenze di approfondimento, inclusa la valutazione d’impatto quando necessaria, con verifiche periodiche proporzionate ai trattamenti.
Il DPO: consulenza e sorveglianza indipendenti.
Il DPO informa e consiglia l’organizzazione, sorveglia l’osservanza della disciplina, fornisce pareri sulla valutazione d’impatto quando richiesti e coopera con l’autorità di controllo. Opera come punto di contatto per il Garante e gli interessati.
La designazione non trasferisce al DPO le responsabilità del titolare e non sostituisce l’attuazione delle misure. Prima dell’incarico verifichiamo competenze, risorse, autonomia e compatibilità con le altre funzioni.
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